Grok Botの公式アカウントは、Botが専用メールを持ち、サービスへの登録、企業への連絡、日程調整に使えるようになったと発表しました。
これは、AIがメール文を作る機能の追加だけではありません。Botが外部サービスや取引先から見える送信主体になる変化です。企業が先に決めるべきなのは、メールアドレスの使い方より、「誰の権限で、どこまで送ってよいか」です。
専用メールは、Botの役割を社外へ広げる
たとえば、取材の日程調整をBotに任せる場面を考えます。候補日時を整理するだけなら社内作業ですが、相手へ連絡した時点で、会社の意思表示になります。サービス登録では、利用規約への同意やアカウント管理も関わります。
Grok Botの公式ガイドでは、メールやメッセージの送信を承認対象にでき、内容・宛先・範囲を確認してから実行する設計が示されています。
一方、更新履歴には、下書き確認を無効にして直接送信できる設定も記載されています。
最初に分けるのは、送信元・承認・記録
企業で試すなら、1つの用途について次を決めます。
- 送信元：Bot名義か、担当者・部署名義か
- 承認：下書き、宛先、添付、送信のどこで人が見るか
- 記録：依頼内容、送信文、承認者、結果をどこへ残すか
xAIのガイドは、「外部メールの送信前に必ず確認する」のような狭いルールを推奨し、送信・公開・購入などを承認の後ろに置くよう案内しています。
自動レビューは補助であり、最小権限や明示的な承認境界の代わりにはならないとも説明しています。
最初の検証では、専用メールを広く使わせる必要はありません。日程調整など用途を1つに絞り、下書き確認を残したまま、誰の名前で何を伝えたかを追える状態にします。AIにメールを持たせる判断は、アドレスの発行ではなく、社外へ出す権限の設計です。
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